Disciplinary rules and procedures

احتیاج به قوانین و اقدامات انضباطی
نکات راهنما
بخش دوم :

– وجود قوانین ، الزامی است. چرا که آنها میان میزان معقول و طبیعی و متعارف هر چیزی را تعیین می‌کنند. یک اقدام انضباطی صحیح و خوب ، کارمندان را در امر رعایت این قوانین و کارفرمایان را در برخورد منصفانه با کسانی که این قوانین را مد نظر قرار می دهند کمک می‌کند.
– این قوانین باید نکاتی از قبیل غیبت ، سلامتی ، ایمنی ، خلافکاری، اعمال غیر متعارف، استفاده از تسهیلات شرکت، وقت شناسی و تعطیلات را در برگیرد.
– قوانین و روند اقدامات باید به صورت کتبی و قابل فهم برای تمام کارمندان ارائه شوند.
– هر کارمندی باید یک رونوشت از قوانین و اقدامات انضباطی را در دسترس داشته باشد.
– مدیریت و در زمانی که اقدامات انضباطی، معرفی اصلاح می‌شوند، این مسئله را در نظر داشته باشد که آنها گرفتاریهای کارمندان یا هر اتحادیه تجاری شناخته شده ای را تامین کند.
– قوانین باید هر چند وقت یک بار مورد تجدید نظر قرار گیرد.
– مدیریت و دقت کند کسانی که مسئول اجرای قوانین انضباطی هستند، آموزش کافی و مناسب دیده باشند و قوانین را کاملاً بفهمند.

لزوم وجود قانون در چیست؟
وجود قوانین هم برای کارفرمایان هم برای کارمندان مفید است. این قوانین میزان متعارف اصولی اداره هر کاری را برای کارفرمایان، تعیین مشخص می‌کنند که از کارمندان چه انتظاری می رود.

قوانین چگونه باید تنظیم ابلاغ شوند؟
– قوانین و اقدامات انضباطی در کار ، قوانین باید به منظور پرهیز از هرگونه سوء تعبیر و اطمینان از اینکه کارمندان در مورد آنچه که از آنها خواسته شده تفهیم شده اند، وضع شوند.
– باید دقت کامل شود که این قوانین تبعیض آمیز نبوده ، صرف نظر جنس، وضعیت تاهل و تجرد یا هرگونه وابستگی به گروه‌های نژادی ، تنظیم شوند.
– قوانین باید به آسانی در دسترس باشند و مدیران باید تمام اقدامات معقول را برای اطمینان از اینکه تمام کارمندان این قوانین را می فهمند، عمل آورند.
– به کارمند جدیدی که به استخدام در می آید، باید در مورد این قوانین توضیح کافی داد.
-قانون کارفرمایان را ملزم می کند که شرح کاملی از مناسبات اصلی و شرایط استخدام کارمندان را به صورت کتبی در اختیار آنها قرار دند.
– باید قوانین برای افراد جوان که دارای تجربه کمی در زمینه های شغلی می باشند و افرادی که معلومات آنها محدود است، قابل فهم باشد.
– در مواردی که قانونی منسوخ شد یا به طور پیوسته به کار برده نشد، باید قبل از هرگونه تغییری در کار، به کارمندان تذکر داده شود.
قوانین باید چه چیزهایی را در بر گیرند؟
نمونه‌هایی از نکاتی که قوانین باید آنها را تحت پوشش قرار دهد به قرار زیر است. (نمونه‌ای از انواع قوانینی که ممکن است مناسب یک شرکت کوچک باشد، ):
۱٫ حضور به موقع در محل کار:
– آیا باید کارمندان سروقت به محل کار بیایند یا بروند؟
– در صورت دیرکرد چه قوانینی اجرا می شود؟
۲٫ غیبت (عدم حضور ، مرخصی کوتاه یا دراز مدت):
– اجازه مرخصی دادن با چه کسی است؟
– مدت تعطیلات از سوی چه کسی تعیین می شود؟
– در صورتی که کارمندی بخواهد غیبت کند (مرخصی بگیرد)، باید موضوع با چه کسی در میان بگذارد؟
– چه زمانی باید مسئول بالاتر را از غیبت آگاه کرد؟
– چه موقع ارائه گواهی پزشک ضروری است؟
– در چه صورتی گواهی پزشکی لازم نیست و اظهارات شخص بیمار ، معتبر و قابل قبول خواهد بود؟
۳٫ سلامت و ایمنی
– آیا در مورد وضع ظاهری اشخاص، شرایط ویژه ای از قبل اندازه مو، استفاده از زیورآلات و لباس‌های ملی ، لباس کار و… وجود دارد؟ (در حال حاضر از لباس فرم یا لباس کارها جهت ایمنی و نشان دادن نوع برند و کار شرکت بر حسب برنامه موجود دارد که در شرکت های بزرگ استفاده می شود. پوشاک صنعتی پیمان در اینجاست تا آنچه را که شما در این زمینه نیاز دارید ، در فرم و سایز دلخواه در اختیار شما عزیزان و با کیفیت عالی به همراه هدایای ویژه قرار دهد.)
– آیا مکان هایی که سیگار کشیدن در آنها ممنوع است ، وجود دارد؟
۴٫ تخلفات سنگین
– آیا نوعی از لغزش و خطا هم وجود دارد که بتوان آن را جرم نامید که باعث اخراج از کار ، بدون دادن اخطار شود؟
۵٫ استفاده از تسهیلات شرکت:
– آیا مکالمه تلفنی خصوصی مجاز است؟
– آیا کارمندان مجاز هستند که خارج از ساعات کار، ساختمان شرکت بمانند؟
– آیا استفاده شخصی از تجهیزات شرکت عموماً در دسترس کارمندان قرار دارد توسط آنان مجاز است؟
۶٫ تبعیض:
– آیا برای مواخذه کسی که نسبت به افراد دیگر فحاشی کرده یا موجب آزار و اذیت آنها شده است، قانونی وجود دارد؟
– آیا قانونی مبنی بر لزوم دانستن زبان خارجی در حد بالاتر از معمول، برای اجرای موثر و بهتر کار، وجود دارد؟
– آیا در رابطه با تغییر شغل کارمندان که در زمینه‌های عملی و کاربردی قابل توجیه نبوده و زیان یک جنس مشخص خواهد شد که قانون وجود دارد.
بهتر است که قوانین به صورت کتبی در آیند تا هم کارفرما و هم کارمند، کاملاً از آنچه از آنها انتظار می‌رود، آگاه شوند. این قوانین باید به اطلاع کارمندان جدید هم برسد و بهتر است که به هر یک از آنها رونوشتی از قوانین داده شود. در شرکت های بزرگ بهتر است بخشی از کتابچه معرفی شرکت های بزرگ بهتر است بخشی از کتابچه معرفی شرکت را به این قوانین اختصاص داده، طی برنامه‌های استدلالی مورد بحث و گفتگو قرار دارد.
کارمندان در صورتی قوانین را به طور کامل خواهند پذیرفت که لزوم وجود آنها برایشان روشن شده باشد و اگر این قوانین به صورت اطلاعات در دسترس کاربران قرار گیرد، بر اخطار دادن ترجیح دارد، برای مثال، شما نباید بدون اجازه صریح مدیر، ملاقات کنندگانتان را به ساختمان شرکت ببرید( این تنها به خاطر برخی مسائل سلامت و ایمنی می باشد).
– قوانین باید عموماً برای تمام افراد، اعم از اعضای مدیریت، فروشنده کارمندان تمام وقت یا پاره وقت به طور یکسان به کار روند، مگر در مواردی که به عللی معتبر- شاید برای سلامت و ایمنی باید انواع مختلفی از قوانین در مورد گروه های مختلفی از کارگران و کارمندان به اجرا در آید.
علل لزوم وجود اقدامات انضباطی
اقدامات انضباطی وسیله ای برای رعایت صحیح قوانین و بقای ضوابط و مقررات است که روش های صحیحی برای رسیدگی به هرگونه قصور در اداره کردن و انجام کار، ارائه می‌دهند و این فرصت را برای کارمند ایجاد می‌کند تا بی انضباطی ها را جبران کرده دوباره فعال شود. اجرای مداوم اقدام انضباطی مناسب و موثر، راهی در جهت کم کردن عدم توافق در مورد مطالب انضباطی بوده توسل به هر گونه ها را کاهش می دهد.
یک اقدام انضباطی باید شامل چه نکاتی باشد؟
آنچه که یک اقدام انضباطی باید داشته باشد عبارت است از:
– کتبی باشد.
– برای کسانی که شامل چنین اقدامی می شوند کاملا مشخص شود.
– طوری تهیه شود که بسرعت مورد رسیدگی قرار گیرد.
– اعمال انضباطی را باید انجام شوند تعیین کند.
– مقاوم مدیر مسئولی که اختیار اتخاذ انواع مختلف اعمال انضباطی را دارد ، مشخص کند، با توجه به این امر که مقام بالاتر بدون واسطه، عموما قدرت اخراج بدون رجوع به مدیریت بالاتر را ندارند.
– برای آگاه کردن افراد از شکایت ارائه شده علیه آنها ، تهیه شود و به آنان فرصت به دلایل خودشان را بیان کنند.
– به آنها این حق را بدهد که توسط نماینده اتحادیه تجاری با یکی از همکارانشان همراهی شوند (انتخاب این افراد باید به اختیار خود شخص باشد).
– دقت به عمل آید که کارمندی جز در موارد اشتباهات (تخلفات) بزرگ، به دلیل نقض نظم و انضباط (آن هم برای اولین مرتبه) اخراج نشود.
– اقدام انضباطی تنها در صورت انجام تحقیقات دقیق اجرا شود.
– در مورد هر مجازات اتخاذ شده ای توضیحات کافی داده شود.
– مراقبت به عمل آید که اقدامات کاملاً دنبال شوند و به افراد حق استیناف بدهد.
– در مورد تمام کارمندان، صرف نظر از وابستگی ها یا وضعیت تاهل و تجربه کار رود.
– باید هرگونه وقفه و تعطیلی موقت در زمان انجام تحقیقات همراه با پرداخت حقوق باشد مشخص شود که این حقوق در این مدت چگونه باید حساب شود (اگر استثنائاً این وقفه بدون پرداخت حقوق باشد، باید این امر در قرارداد استخدام ذکر شود).
– در صورت متعارض بودن حقایق، هیچ گونه عمل انضباطی نباید اعمال شود تا اینکه کاملا مورد تحقیق قرار گیرد. این امر با برقراری تعادل بین عمل احتمالی کارمند، در کار مورد بحث مرتکب شده است، خاتمه می یابد.
اولین نمونه ، برای استفاده در نهادی که دارای ارتباط رسمی دولتی با اتحادیه‌های تجاری می باشد، مناسب است و دومین نمونه در شرکت های کوچک مناسب تر است.

آموزش
کسانی که مسئول اجرای قوانین و اقدامات انضباطی هستند، باید آموزش ببینند. اگر شروط موافقت شده اقدام انضباطی، در زمان اخراج یک کارمند نادیده گرفته شوند، این امر خود به تنهایی می‌تواند در نتیجه شکایت در مورد اخراج غیر منصفانه، تاثیر داشته باشد. در صورت امکان مقام ارشد مدیریت باید مراقب باشد که مدیران و ناظران از قوانین مربوط به اقدامات انضباطی، آگاهی کامل و کافی داشته، بدانند که چگونه یک مذاکره انضباطی را ترتیب داده، اداره کنند. در صورتی که شرکتی شناخته شده معتبر باشد، باید آموزش دادن مدیران به نمایندگان اتحادیه تجاری تواماً مورد نظر قرار گیرد.

ادامه در بخش سوم خبر…